Dalam industri makanan dan minuman, menjaga kualitas produk tidak berhenti ketika proses produksi selesai. Setiap produk yang dihasilkan perlu memiliki sistem pengawasan mutu untuk memastikan kualitasnya tetap sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Salah satu bagian dari sistem pengawasan tersebut adalah retain sample atau sampel pertinggal.
Meskipun terlihat sederhana, retain sample memiliki peran penting dalam proses Quality Control (QC). Sampel ini dapat menjadi bahan pembanding apabila di kemudian hari ditemukan keluhan konsumen, ketidaksesuaian kualitas, atau indikasi masalah pada produk yang sudah beredar di pasaran.
Lalu, apa sebenarnya retain sample? Mengapa industri makanan dan minuman perlu menerapkannya? Dan bagaimana proses penyimpanannya dilakukan?
Simak penjelasan lengkapnya berikut ini.
Apa Itu Retain Sample?
Retain sample adalah sampel produk yang diambil dari hasil produksi dan disimpan dalam kondisi tertentu sebagai bahan referensi untuk pemeriksaan atau pengujian di kemudian hari.
Dalam industri makanan dan minuman, retain sample umumnya diambil dari produk jadi (finished goods) yang telah melalui proses produksi dan pengemasan.
Sampel tersebut disimpan sebagai representasi dari suatu batch atau lot produksi. Dengan demikian, apabila muncul permasalahan pada produk yang sudah didistribusikan, tim Quality Control dapat melakukan pemeriksaan terhadap sampel yang berasal dari batch yang sama.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memproduksi minuman serbuk kolagen sebanyak 5.000 box dalam satu batch produksi. Setelah proses produksi selesai, tim QC mengambil sejumlah sampel produk untuk disimpan sebagai retain sample.
Beberapa waktu kemudian, terdapat laporan dari konsumen mengenai perubahan aroma pada produk tersebut. Tim QC dapat menggunakan retain sample untuk melakukan pemeriksaan dan membandingkan kondisi produk yang disimpan dengan produk yang dilaporkan mengalami masalah.
Melalui proses ini, perusahaan memiliki referensi untuk membantu proses investigasi kualitas produk.
5 Fungsi Retain Sample dalam Industri Makanan dan Minuman
Retain sample bukan sekadar produk yang disimpan di gudang. Keberadaannya memiliki beberapa fungsi penting dalam menjaga konsistensi kualitas dan keamanan pangan.
Berikut lima fungsi utamanya.
1. Sebagai Referensi Pemeriksaan Kualitas Produk
Fungsi utama retain sample adalah menjadi bahan pembanding ketika perusahaan perlu melakukan pemeriksaan ulang terhadap produk yang telah diproduksi.
Tim QC dapat mengevaluasi beberapa karakteristik produk, seperti:
- Warna dan penampilan fisik produk.
- Aroma dan karakteristik rasa.
- Tekstur atau konsistensi produk.
- Kondisi fisik dan integritas kemasan.
- Parameter kualitas lainnya sesuai spesifikasi produk.
Misalnya, pada produk minuman serbuk, pemeriksaan dapat dilakukan untuk mengetahui apakah terdapat perubahan warna, aroma, tekstur, atau kecenderungan produk menggumpal.
Hasil pemeriksaan retain sample dapat membantu perusahaan mengidentifikasi apakah perubahan tersebut berkaitan dengan karakteristik produk, proses produksi, penyimpanan, atau faktor lainnya.
2. Membantu Investigasi Keluhan Konsumen
Keluhan konsumen merupakan salah satu hal yang perlu ditangani secara serius oleh produsen makanan dan minuman.
Beberapa contoh keluhan yang mungkin terjadi antara lain:
- Produk memiliki aroma yang berbeda dari biasanya.
- Serbuk mengalami penggumpalan.
- Warna produk berubah.
- Produk memiliki rasa yang tidak sesuai.
- Kemasan mengalami kerusakan atau kebocoran.
Dalam kondisi tersebut, retain sample dapat digunakan sebagai bahan pembanding untuk membantu tim QC melakukan investigasi.
Dengan membandingkan sampel pertinggal dan produk yang dikeluhkan konsumen, perusahaan dapat memperoleh informasi tambahan untuk menelusuri kemungkinan penyebab permasalahan.
3. Mendukung Ketertelusuran Batch Produksi
Setiap proses produksi idealnya memiliki identitas batch atau lot yang jelas.
Identitas tersebut membantu perusahaan menelusuri informasi mengenai produk, mulai dari tanggal produksi, nomor batch, bahan baku yang digunakan, hingga catatan proses produksi.
Retain sample yang memiliki identitas batch sesuai dapat membantu proses penelusuran tersebut.
Sebagai contoh, apabila ditemukan masalah pada produk dengan nomor batch tertentu, perusahaan dapat mencari retain sample dari batch yang sama untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut.
Hal ini juga berkaitan dengan konsep food traceability, yaitu kemampuan untuk menelusuri perjalanan produk dan bahan bakunya dalam rantai produksi hingga distribusi.
Dengan sistem dokumentasi yang baik, proses investigasi dapat dilakukan secara lebih terarah.
4. Mendukung Evaluasi Kualitas Selama Masa Simpan
Kualitas makanan dan minuman dapat mengalami perubahan selama penyimpanan, tergantung pada karakteristik bahan, formulasi, proses produksi, jenis kemasan, serta kondisi lingkungan.
Karena itu, retain sample juga dapat menjadi salah satu referensi dalam evaluasi kualitas produk selama masa simpannya.
Pada produk minuman serbuk, misalnya, beberapa aspek yang dapat diamati meliputi:
- Stabilitas warna dan aroma.
- Kemampuan serbuk untuk larut.
- Perubahan tekstur dan tingkat penggumpalan.
- Kondisi fisik kemasan.
- Karakteristik produk lainnya sesuai spesifikasi.
Pemeriksaan tersebut membantu perusahaan mengamati apakah karakteristik produk masih sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Perlu dipahami bahwa retain sample bukan pengganti pengujian stabilitas atau penetapan masa kedaluwarsa. Keduanya merupakan bagian dari pengendalian kualitas yang memiliki tujuan dan metode evaluasi berbeda.
5. Menjadi Referensi dalam Investigasi dan Penanganan Produk
Apabila ditemukan indikasi ketidaksesuaian kualitas atau keamanan pangan, perusahaan perlu melakukan investigasi untuk menentukan langkah penanganan yang tepat.
Retain sample dapat menjadi salah satu bukti pendukung dalam proses evaluasi tersebut.
Misalnya, ketika ditemukan dugaan kerusakan pada produk yang sudah beredar, perusahaan dapat memeriksa sampel dari batch terkait untuk memperoleh gambaran mengenai kondisi produk saat berada di fasilitas produksi.
Hasil pemeriksaan kemudian dapat dikombinasikan dengan catatan produksi, hasil pengujian laboratorium, data distribusi, dan informasi penyimpanan.
Apabila diperlukan, hasil investigasi dapat menjadi dasar pertimbangan untuk melakukan tindakan korektif, termasuk penarikan produk (product recall).
Bagaimana Proses Pengambilan dan Penyimpanan Retain Sample?
Pengambilan retain sample perlu dilakukan secara terencana agar sampel yang disimpan benar-benar dapat digunakan sebagai referensi.
Secara umum, terdapat beberapa tahapan yang perlu diperhatikan.
1. Pengambilan Sampel dari Hasil Produksi
Sampel diambil dari produk yang telah diproduksi dan dikemas sesuai dengan prosedur pengambilan sampel perusahaan.
Pengambilan dapat dilakukan berdasarkan rencana sampling yang mempertimbangkan jenis produk, karakteristik proses, jumlah produksi, dan risiko kualitas.
2. Pemberian Identitas Sampel
Setiap sampel perlu memiliki identitas yang jelas agar tidak tertukar dengan produk dari batch lainnya.
Informasi yang umumnya dicantumkan meliputi:
- Nama atau kode produk.
- Nomor batch atau lot produksi.
- Tanggal produksi.
- Tanggal pengambilan sampel.
- Masa kedaluwarsa.
- Informasi penyimpanan yang diperlukan.
Dokumentasi ini penting untuk memastikan sampel dapat ditelusuri kembali ketika dibutuhkan.
3. Penyimpanan Sesuai Karakteristik Produk
Retain sample perlu disimpan dalam kondisi yang sesuai dengan karakteristik dan persyaratan penyimpanan produk.
Sebagai contoh, produk yang memiliki ketentuan penyimpanan pada suhu ruang perlu disimpan dengan memperhatikan kondisi tersebut.
Selain suhu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan faktor lain seperti kelembapan, paparan cahaya, kebersihan area penyimpanan, serta kondisi kemasan.
Tujuannya adalah menjaga agar sampel tetap merepresentasikan kondisi produk yang disimpan.
4. Pengaturan Periode Penyimpanan
Periode penyimpanan retain sample perlu ditetapkan berdasarkan ketentuan yang berlaku, karakteristik produk, masa simpan, persyaratan pelanggan, dan prosedur internal perusahaan.
Tidak semua jenis produk memiliki periode penyimpanan yang sama.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki prosedur tertulis mengenai jumlah sampel, periode penyimpanan, kondisi penyimpanan, serta mekanisme pemusnahan sampel yang sudah melewati periode retensi.
5. Evaluasi Ketika Dibutuhkan
Retain sample dapat diperiksa kembali ketika terdapat keluhan konsumen, indikasi ketidaksesuaian kualitas, kebutuhan pengujian ulang, atau investigasi internal.
Hasil pemeriksaan sebaiknya didokumentasikan agar dapat menjadi bagian dari catatan pengendalian mutu perusahaan.
Apakah Retain Sample Wajib dalam Industri Makanan dan Minuman?
Penerapan retain sample berkaitan erat dengan sistem pengawasan mutu dan keamanan pangan.
Di Indonesia, BPOM memiliki pedoman serta ketentuan pengawasan pangan olahan yang mencakup kegiatan pengambilan sampel dan pengujian produk.
Sebagai contoh, dokumen pedoman sampling BPOM memuat kebutuhan sampel pertinggal dalam kegiatan pengambilan sampel pangan olahan. Namun, ketentuan tersebut perlu dibedakan dari prosedur retain sample internal yang diterapkan oleh masing-masing produsen.
Pada praktik industri, pengaturan retain sample perlu disesuaikan dengan jenis produk, ketentuan regulasi yang relevan, standar yang diterapkan, serta persyaratan pelanggan.
Dengan demikian, perusahaan tidak cukup hanya mengambil dan menyimpan sampel. Proses tersebut juga perlu didukung oleh prosedur yang jelas dan dokumentasi yang dapat ditelusuri.
Mengapa Retain Sample Penting dalam Proses Maklon Makanan dan Minuman?
Bagi brand owner yang menggunakan jasa maklon, kualitas produk merupakan salah satu aspek penting yang perlu diperhatikan sebelum produk dipasarkan.
Memilih perusahaan maklon tidak hanya berkaitan dengan kemampuan menghasilkan produk sesuai formula dan spesifikasi, tetapi juga bagaimana perusahaan tersebut mengelola proses pengawasan mutu.
Retain sample menjadi salah satu aspek yang dapat diperhatikan ketika mengevaluasi sistem Quality Control calon partner maklon.
Beberapa hal yang dapat ditanyakan kepada perusahaan maklon antara lain:
- Apakah perusahaan memiliki prosedur pengambilan dan penyimpanan retain sample?
- Bagaimana sistem identifikasi dan pencatatan nomor batch produksi?
- Bagaimana kondisi penyimpanan sampel dikendalikan?
- Bagaimana prosedur pemeriksaan apabila terdapat keluhan dari konsumen?
- Bagaimana proses investigasi apabila ditemukan ketidaksesuaian kualitas produk?
Pertanyaan tersebut dapat membantu brand owner memahami bagaimana proses pengendalian mutu dilakukan oleh calon partner manufaktur.
Sebab, produk yang berkualitas tidak hanya ditentukan oleh formulasi yang baik, tetapi juga oleh konsistensi proses produksi, pengawasan mutu, dan sistem dokumentasi yang mendukungnya.
Nutrafood: Memperhatikan Kualitas dari Awal hingga Produk Jadi
Sebagai perusahaan contract manufacturing yang berfokus pada functional food berbentuk serbuk, PT. Sumber Nutrafood Indonesia memahami bahwa pengendalian kualitas merupakan bagian penting dalam proses manufaktur.
Mulai dari pengembangan formula, pemilihan bahan baku, proses mixing, pengemasan, hingga pengawasan produk jadi, setiap tahapan perlu diperhatikan untuk mendukung konsistensi kualitas produk.
Melalui penerapan sistem produksi dan pengawasan mutu yang terstruktur, Nutrafood berkomitmen mendukung brand owner dalam mengembangkan produk functional food yang sesuai dengan kebutuhan pasar.
Kami percaya bahwa membangun produk berkualitas membutuhkan perhatian terhadap setiap detail, bukan hanya hasil akhir yang terlihat oleh konsumen.
Retain sample merupakan bagian penting dari sistem pengendalian mutu dalam industri makanan dan minuman. Sampel pertinggal berfungsi sebagai referensi untuk pemeriksaan kualitas, investigasi keluhan konsumen, penelusuran batch produksi, serta evaluasi kondisi produk selama masa simpan.
Bagi perusahaan manufaktur maupun brand owner yang ingin mengembangkan produk melalui jasa maklon, memahami penerapan retain sample dapat menjadi salah satu langkah untuk memastikan partner produksi memiliki perhatian terhadap aspek kualitas.
Sebab, dalam industri makanan dan minuman, menjaga kualitas bukan hanya tentang menghasilkan produk yang baik, tetapi juga memastikan setiap prosesnya dapat dipertanggungjawabkan.
